Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli tiedon tuottaminen ohjelmistorobotiikasta (RPA), sen julkisista hankinnoista ja erityisesti niistä osa-alueista, jotka julkisen hankintayksikön olisi hyvä huomioida hankintaprosessin alkuvaiheessa tarjouspyyntöä laatiessaan. Työssä nostettiin esiin julkisten hankintojen kehityskohteita ja peilattiin ns. parhaita käytäntöjä, erityisesti markkinakartoitusta ja -vuoropuhelua. Kehittämistyön tavoitteena oli teoreettiseen viitekehykseen nojautuen löytää Digital Workforcen julkisten ja terveydenhuollon asiakkaista vastaavan tiimin kanssa ratkaisu julkisten hankintayksiköiden tiedontarpeeseen vastaamiseksi. Tiimin mukaan virallinen vuoropuhelu oli vähäistä ja julkisten hankintayksiköiden tiedon tarpeet näkyivät mm. tarjouspyynnöissä. Koska hankinnan kohde oli määriteltävä pääsääntöisesti jo tarjouspyyntövaiheessa, ennakollisen valmistelun merkitys korostui.

Työ toteutettiin toimintatutkimuksena ja siinä käytettiin erityisesti laadullisia tutkimusmenetelmiä. Työ aloitettiin nykytila-analyysilla, jossa hyödynnettiin laajasti ohjelmistorobotiikkaa koskevaa materiaalia, vuoden 2017 tarjouspyyntöjä sekä asiantuntijahaastatteluja eri muodoissaan. Analyysimenetelminä käytettiin PEST-analyysiä, prosessianalyysiä ja tarjouspyyntöjen osalta dokumenttianalyysiä. Valittu parannus toteutettiin PDSA-sykliä noudattaen. Tiedonkeruussa hyödynnettiin haastattelujen lisäksi lyhyitä kyselyjä.

Ratkaisuksi muotoutui julkisten hankintayksiköiden käyttöön laadittu tarkastuslista. Listaan ryhmiteltiin ohjelmistorobotiikkahankinnan osa-alueita ja näkökulmia, joita julkisen hankintayksikön olisi hyvä harkita RPA-hankintaa suunnitellessaan ja valmistellessaan. Osana työn mittarointia suoritettiin kyselyt tarkastuslistan hyödyllisyydestä niin ohjelmistorobotiikkaa vuonna 2017 ostaneille hankintayksiköille kuin Digital Workforcen tiimille.

Työssä korostui tiedon sekä etupainotteisen suunnittelun ja valmistelun merkitys. Sääntely- ja kilpailutuskeskeinen lähestymistapa sekä hankintalain periaatteet tekivät julkisesta hankintaprosessista helposti muodollisen ja rajoittivat vuoropuhelua. Nämä julkisen hankinnan haasteet näyttäytyvät erityisesti ohjelmistorobotiikan kaltaisissa hankinnoissa, koska ratkaisuista oli vielä rajallisesti kokemusta. Siksi tiedon tuottaminen oli tärkeää. Myös hankintayksiköiden mahdollisuutta keskinäiseen vuoropuheluun haluttiin korostaa ja tukea. Lopulta tämä kaikki palveli myös Digital Workforcen kaltaisen, start up -vaiheessa olevan, tarjoajan työtä ja menestystä julkisissa kilpailutuksissa.