Hämeenlinnan maakunta-arkisto teki Nastolan kunnan arkistotoimen tarkastuksen Nastolan kunnan keskushallinnon arkistotoimeen ja keskusarkistoon sekä teknisen toimen arkistoon. Tarkastus perustuu arkistolakiin 831/1994, jonka 10 §:n mukaan arkistolaitoksella on oikeus salassapitosäännösten estämättä saada tietoja arkistonmuodostajien arkistotoimesta ja tarkastaa lain piiriin kuuluvien arkistonmuodostajien arkistointa. Tarkastuksessa todettiin puutteena, että Nastolan kunnan arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) sisältää vain viitteelliset tiedot asiakirjan julkisuudesta/salassapidosta. Arkistolaitos velvoitti Nastolan kuntaa korjaamaan havaitut puutteet.

Opinnäytetyön tavoitteena on selvittää asiakirjallisen tiedon salassapito, -ajat ja perusteet Nastolan kunnan kunnallishallinnossa julkisuuslainsäädännön, henkilötietolain ja kunnan omien määräyksien kautta. Tuloksena syntyy maakunta-arkiston pyytämällä tavalla korjattu Nastolan kunnan arkistonmuodostussuunnitelma lisättynä salassapito aika- ja peruste.

Asiakirjallisen tiedon atk-pohjaista hallintajärjestelmää kehittämällä saataisiin orga-nisaatioon hallintajärjestelmä, joka kattaisi siihen kirjattavan aineiston salassapitoperusteet. Sen avulla olisi mahdollista tehostaa organisaation tietopalvelua ja viranomaistoiminnan julkisuutta palvelevaa tehtävää, koska julkisuusperiaatteen toteutuminen myös käytännössä edellyttää, että viranomaiset ennakolta selvittävät ja arvioivat mm. rekistereihin talletettavien tietojen julkisuuden sekä pitävät huolta siitä, että julkiset tiedot voidaan helposti saada salassa pidettävien tietojen paljastumatta.