Opinnäytetyön taustalla vaikuttaa Tampereen ammattikorkeakoulussa vuonna 2009 tehty päätös HR-järjestelmän hankinnasta henkilötiedon, palvelussuhteen ja osaamisen hallintaa tehostamaan. Nykytilan ongelmana on, että HR-tiedot ovat hajautettuina eri järjestelmiin, sähköiset HR-palvelut ovat käyttötarkoitukseen sopimattomia tai niitä ei ole. Suuren ammattikorkeakoulun ylin johto, esimiehet, henkilöstöhallinto ja henkilöstön kehittämisen organisaatio tekevät töitä kankeilla ja vaikeakäyttöisillä työkaluilla. Lisäksi useat kohdealueen toimintaprosessit ovat tehottomia, kun informaatioteknologian mahdollisuuksia ei ole hyödynnetty. Tämä näkyy suurena määränä käsityötä esimerkiksi rekrytoinneissa, henkilötiedon tallennuksissa eri järjestelmiin, työsopimusten valmistelussa ja sisäisten koulutusten hallinnoinnissa.

Opinnäytetyön tarkoituksena oli HR-järjestelmän käyttöönoton valmistelu luomalla uudet toimintamalliehdotukset, jotka takaisivat toiminnan ja järjestelmän yhteensovittamisen ja tehokkuuden parantumisen. Tutkimuksen ensimmäisenä vaiheena voidaan pitää vuonna 2009 tehtyä selvitystä kohdealueen toiminnan kehittämiseksi. Tutkimus jatkui vuoden 2010 syksyllä, ja tutkimusmetodina sovellettiin toimintatutkimusta. Tutkimuksessa selvitettiin muiden organisaatioiden kohdealueella tekemiä ratkaisuja ja kokemuksia, johdon näkemyksiä toiminnan tehostamistarpeista, järjestelmätarjontaa ja ratkaisujen välisiä eroja sekä oman organisaation muiden HR-järjestelmän kohdealueelle sidoksissa olevien toimijoiden näkemyksiä toivotuista ratkaisuista.

Tutkimuksen pohjalta saatiin luotua uusia ratkaisumalleja rekrytointiprosessin, työsopimusten valmisteluprosessin, käyttö- ja kulkuoikeuksien hallinnan, henkilöstöraportoinnin, kehityskeskustelujen, koulutusten hallinnan ja osaamisten hallinnan tehostamiseksi. Kaikissa ratkaisumalleissa vaikuttavana tekijänä huomioidaan HR-järjestelmän mahdollisuudet. Järjestelmä tarjoaa sähköiset keskitetyt ratkaisut näiden prosessien ja aktiviteettien sekä niihin liittyvien tietojen hallintaan ja hyödyntämiseen.

Arvioidut vaikutukset kohdealueella ovat sekä laadullisia että määrällisiä. Laadulliset vaikutukset syntyvät oletetusta asiakastyytyväisyyden parantumisesta ja määrälliset toiminnan tehostumisesta. HR-järjestelmän käyttöönottovaihe viivästyi tarjouskilpailun päätöksen riitauttamisen takia. Luotettavat arviot onnistumisesta saadaan noin vuoden kuluttua uusien, järjestelmän tukemien, toimintamallien jalkauttamisesta.