Markkinoiden globalisoituminen on merkinnyt sitä, että yritysten pitää pystyä tarjoamaan entistä räätälöidympiä tuotteita asiakkaiden toiveiden mukaisesti. Yritykset ovat keskittyneet yhä enemmän ydinosaamiseensa ja ulkoistaneet toimintojaan alihankintaverkostoille. Jotta yritys kykenisi kontrolloimaan toimitusketjua ja tuotetta koko tuotteen elinkaaren ajan, yrityksellä tulee olla käytössään oikeaa tuotetietoa ja tehokkaat työvälineet tuotetiedon hallitsemiseksi.

Wärtsilä Power Plants yksikön toiminnassa laadukkaalla tuotetiedolla ja tehokkaalla dokumentointiprosessilla on erityisen korostunut asema, koska voimalaitokseen liittyvästä tuotetiedosta suurin osa on lähtöisin Wärtsilän ulkopuolelta alihankintaverkostosta. Wärtsilän kannalta ongelmana on ollut se, että käytössä oleva dokumentaatioprosessi ei ole pystynyt tuottamaan riittävän laadukasta tuotetietoa.

Työssä suoritettiin aluksi dokumentointiprosessin nykytilanteen kuvaus. Suurin havaittu ongelma oli se, että alihankkijat ovat toimittaneet dokumentaation hyvin erilaisissa formaateissa ja ilman mitään loogista rakennetta. Toinen suuri puute liittyi tuotetiedon käytettävyyteen Wärtsilän sisällä. Dokumentointiprosessi on tuotta-nut tietoa Power Plants yksikön tarpeiden mukaisesti, mutta mahdollisuus tiedon hyödyntämiseen muiden yksiköiden kesken on ollut heikkoa.

Kertyneen aineiston perustella työssä esitettiin uusi dokumentointiprosessin malli, jonka sydän on Wärtsilän luoma dokumentaatioportaali WWW-ympäristössä. Portaaliin perustetaan jokaiselle projektille oma, standardin mukainen kansiorakenne, jonne alihankkijat toimittavat kaiken projektille tulevan dokumentaation sähköisessä muodossa. Mallin vahvuus on siinä, että se kykenee tuottamaan projektikoh-taista dokumentaatiota valmiiksi strukturoituna, mikä generoi huomattavia resurssisäästöjä Wärtsilälle. Lisäksi prosessin tuottama tuotetieto on niin puhdasta, että sitä voidaan helposti hyödyntää Wärtsilän eri yksiköiden toiminnassa. Toimintamalli mahdollistaa myös mm. erilaisten räätälöityjen informaatiotuotteiden luomisen ilman lisäresursseja, toimintojen osittaisen automatisoinnin ja dokumentaatiotoimitusten laadun välittömän tarkastuksen ja reklamoinnin.

Jatkotoimenpiteinä suositellaan pilottiprojektia, jossa muutaman valikoidun alihankkijan kanssa testataan mallin toimivuutta käytännön tasolla. Pilottiprojektista saatujen kokemusten perusteella tehdään lopullinen ratkaisu mallin täysimittaisesta käyttöönotosta.