Opinnäytetyön aiheena on sähköisen arkistoinnin ohje tilitoimistolle. Kohdetilitoimistossa työskentelee alle 20 henkilöä iältään noin 25-65 vuotta ja se on Taloushallintoliiton auktorisoima. Tilitoimistolla on ennestään ohjeet paperiseen arkistointiin, mutta tietotekniikan kehittyessä on osittain alettu siirtyä sähköiseen arkistointiin. Osa työntekijöistä hyödyntää enemmän sähköisen arkistoinnin mahdollisuuksia, osa vähemmän. Sähköisen arkistoinnin käytännöt ovat kuitenkin kirjavia huolimatta vanhasta ohjeesta.

Sähköisen arkistoinnin kohteena on tilitoimiston omaa työskentelyä varten tallennettu aineisto. Näitä ovat esimerkiksi asiakirjat ja työpaperit. Palkkoihin liittyvä aineisto on rajattu tämän työn ulkopuolelle. Niihin liittyen ohjeistuksen tekee henkilö, joka on perehtynyt palkka-asioihin.

Työn teossa on käytetty Taloushallintoliiton ohjeistuksia sähköisestä arkistoinnista, vaikka ne ovatkin suppeita lähteinä. Tietoteknisissä asioissa on käytetty jonkin verran kirjallisuutta, mutta paljon on hyödynnetty myös kokemusperäistä tietoa. Lähtökohtana uudelle ohjeelle on käytetty vanhaa ohjetta omaksumisen helpottamiseksi.

Sekä toimitusjohtajalta että työntekijöiltä on kysytty mielipiteitä työn aikana. Toimitusjohtajan kanssa on keskusteltu useammin. Työntekijöille ohje on esitelty kerran, jonka jälkeen he ovat saaneet kommentoida ohjetta. Suuri osa vastanneista yksinkertaisesti totesi ohjeen olevan hyvä, muutama kommentoi tarkemminkin. Ohjetta hieman kehitettiin näiden kommenttien perusteella.

Ohjeen teko aloitettiin loppusyksystä 2014 ja esiteltiin työntekijöille alkusyksystä 2015. Opinnäytetyö valmistui marraskuussa 2015.