Tämän työn tarkoituksena oli kehittää HelenUlkovalaistuksen suunnitteluhankintaa ja kilpailuttaa nykyiset palveluntarjoajat. Teoreettinen viitekehys koostui hankintalainsäädännöstä (2007/348) ja varsinkin erityisalojen hankintalaista (2007/349), benchmarkingista sekä SWOT-analyysistä.

Kehittämistehtävä toteutettiin toimintatutkimuksena, joka aloitettiin nykytila-analyysillä, jossa haettiin tietojärjestelmästä tarvittavat tiedot suunnitteluhankintojen kustannuksista viime vuosilta, haastateltiin HelenUlkovalaistuksen henkilökuntaa sekä SWOT-analyysillä selvitettiin kehitettävän kohteen vahvuudet ja heikkoudet sekä tulevaisuuden mahdollisuudet ja uhat.

Nykytila-analyysin tuloksena saatiin selkeä käsitys siitä, mihin suuntaan suunnitteluhankintaa tulisi kehittää sekä mitä suunnittelun kilpailutuksessa tulee ottaa huomioon. Tämän jälkeen aloitettiin julkisiin hankintoihin tutustuminen sekä erityisesti otettiin huomioon erityisalojen hankintalaki, joka antoi tiukat raamit hankintaprosessille. Benchmarkingin avulla tutkittiin eri vaihtoehtoja toteuttaa suunnittelun kilpailutuksia sekä valittiin parhaat käytännöt, joita pystyttiin hyödyntämään lopullisissa tarjouspyyntömateriaaleissa.

Kilpailutuksen valmisteluvaiheessa määriteltiin ja valittiin tarkkaan osallistumishakemukseen kelpoisuusehdot, jotta viimeiseen vaiheeseen saatiin tarjoajien määrää karsittua. Tarjouspyynnössä päätettiin käyttää valintaperusteena kokonaistaloudellista edullisuutta ja näin ollen tarjouspyynnössä ilmoitettiin tarkkaan käytetyt vertailuperusteet ja niiden suhteellinen painotus (painoarvot). Hinnan painoarvoksi määriteltiin 40 % ja laadun painoarvoksi määriteltiin 60 %. Tarjouksien vertailuun laadittiin malli, jonka avulla saadut tarjoukset pystyttiin vertailemaan. Laadullinen vertailu suoritettiin arvioimalla ja pisteyttämällä henkilöstöä ja työryhmää sekä sen organisointia ja laadunvarmistusta. Hintavertailussa otettiin huomioon henkilöryhmittäiset tuntiveloitushinnat, joiden keskinäinen painotus oli ilmoitettu tarjouspyynnössä.

Kilpailutuksen lopputuloksena HelenUlkovalaistukseen saatiin kokonaistaloudellisesti edullisimmat puitesopimuskumppanit sekä toimiva malli suunnittelupalveluiden hankintaan jatkossakin.