Kokoukset ovat työyhteisön vuorovaikutustilanteita, joiden kautta käsitys kuulumisesta työyhteisöön jäsentyy osallistujille (Rajamäki & Mikkola 2017, 262). Esimiehet eivät siis pyydä kommentteja ja mielipiteitä muodon tai rutiinin vuoksi vaan he ovat aidosti kiinnostuneita henkilökunnan mielipiteistä. Usein kokouksissa on kuitenkin vain muutamia, jotka ottavat kantaa asioihin ja muut läsnäolijat ovat hiljaa, vaikka sitten olisivatkin eri mieltä tai heillä olisi hyviä mielipiteitä käsillä olevista asioista. Herääkin kysymys, miten saada kaikkien mielipiteet esille. Seuraavassa esitellään neljä toimivaa esimiehen työvälinettä, joista kahta ensimmäistä voi käyttää mielipiteiden keräämiseen ja kahta viimeistä etäyhteyden toteuttamiseen.