Projektinhallintajärjestelmä on isossa roolissa projektin onnistumisessa. Tässä opinnäytetyössä tutkittiin dokumentoinnin uudistusta ja yhtenäistämistä Destia Rail Oy:n projektinhallintaan liittyen. Työssä tarkasteltiin vaihde- ja turvalaitehuoltoprosessien etenemistä ja dokumentaatiota, jonka avulla haluttiin selvittää dokumentoinnin eroavaisuuksia ja yhtäläisyyksiä eri kunnossapitoalueilla, tehtiin haastattelututkimus, jonka avulla selvitettiin käyttäjäkokemuksia sekä lopuksi tarkasteltiin jo selvinneiden tutkimustulosten perusteella nykyistä projektien kansiorakennetta ja sen kehitystarvetta.

Destian projektinhallinnan aloituskansiorakenne on yksinkertainen, eikä sen sisäistä tallentamista ole ohjeistettu tarpeeksi. Tähän haluttiin saada muutos tekemällä tutkimusta ja haastattelemalla henkilöstöä, jotta kansiorakenteesta voitaisiin tehdä kattavampi. Tutkimuksen vertailukohteina on ollut vaihde- ja turvalaitehuoltoprosessit ja niiden dokumentointi. Projektinhallinnan käyttäjäkokemuksista haluttiin saada kehitysehdotuksia.

Tutkimustyö suoritettiin haastattelumenetelmällä, kahdessa vaiheessa. Haastattelun ensimmäisessä vaiheessa haastateltiin pienryhmiä projektinhallinnan käyttäjäkokemuksista. Toisessa vaiheessa haastateltiin prosessin omistajaa prosessin etenemisestä ja dokumentointitavoista. Haastattelussa havaittuja parannusehdotuksia apuna käyttäen on lähdetty muokkaamaan nykyistä kansiorakennetta. Kansiorakenteen työstämisessä on käytetty jatkohaastatteluja, jotta rakenteesta saatiin mahdollisimman yhtenäinen.

Haastattelujen tuloksena saatiin paljon jatkokehitysideoita. Yhtenä niistä oli turvalaitehuoltoprosessin yhtenäistäminen tilaajan toimesta, jotta sen tutkiminen olisi jatkossa mahdollista. Toisin kuin turvalaitehuoltoprosessi, vaihdehuoltoprosessi on vakinaistettu ja se todettiin tässä opinnäytetyössä. Poikkeuksena vaihdehuollossa paljastuivat alueelliset erot dokumentoinnin käytännöistä. Niitä tulisi yhtenäistää jatkossa, jotta saadaan yhteinen toimintamalli projektien dokumentointiin. Käyttäjäkokemuksista tuli paljon kehitysehdotuksia, kuten että projektin aloituksessa kaivataan apua dokumentoinnin suhteen sekä tupladokumentaatiosta halutaan eroon.