Projektinhallintajärjestelmä on isossa roolissa projektin onnistumisessa. Tässä opinnäytetyössä tutkittiin dokumentoinnin uudistusta ja yhtenäistämistä Destia Rail Oy:n projektinhallintaan liittyen. Työssä tarkasteltiin vaihde- ja turvalaitehuoltoprosessien etenemistä ja dokumentaatiota, jonka avulla haluttiin selvittää dokumentoinnin eroavaisuuksia ja yhtäläisyyksiä eri kunnossapitoalueilla, tehtiin haastattelututkimus, jonka avulla selvitettiin käyttäjäkokemuksia sekä lopuksi tarkasteltiin jo selvinneiden tutkimustulosten perusteella nykyistä projektien kansiorakennetta ja sen kehitystarvetta.

Destian projektinhallinnan aloituskansiorakenne on yksinkertainen, eikä sen sisäistä tallentamista ole ohjeistettu tarpeeksi. Tähän haluttiin saada muutos tekemällä tutkimusta ja haastattelemalla henkilöstöä, jotta kansiorakenteesta voitaisiin tehdä kattavampi. Tutkimuksen vertailukohteina on ollut vaihde- ja turvalaitehuoltoprosessit ja niiden dokumentointi. Projektinhallinnan käyttäjäkokemuksista haluttiin saada kehitysehdotuksia.

Tutkimustyö suoritettiin haastattelumenetelmällä, kahdessa vaiheessa. Haastattelun ensimmäisessä vaiheessa haastateltiin pienryhmiä projektinhallinnan käyttäjäkokemuksista. Toisessa vaiheessa haastateltiin prosessin omistajaa prosessin etenemisestä ja dokumentointitavoista. Haastattelussa havaittuja parannusehdotuksia apuna käyttäen on lähdetty muokkaamaan nykyistä kansiorakennetta. Kansiorakenteen työstämisessä on käytetty jatkohaastatteluja, jotta rakenteesta saatiin mahdollisimman yhtenäinen.

Haastattelujen tuloksena saatiin paljon jatkokehitysideoita. Yhtenä niistä oli turvalaitehuoltoprosessin yhtenäistäminen tilaajan toimesta, jotta sen tutkiminen olisi jatkossa mahdollista. Toisin kuin turvalaitehuoltoprosessi, vaihdehuoltoprosessi on vakinaistettu ja se todettiin tässä opinnäytetyössä. Poikkeuksena vaihdehuollossa paljastuivat alueelliset erot dokumentoinnin käytännöistä. Niitä tulisi yhtenäistää jatkossa, jotta saadaan yhteinen toimintamalli projektien dokumentointiin. Käyttäjäkokemuksista tuli paljon kehitysehdotuksia, kuten että projektin aloituksessa kaivataan apua dokumentoinnin suhteen sekä tupladokumentaatiosta halutaan eroon.

The project management system plays a significant role in the success of the project. This thesis aimed at reforming and harmonizing documentation in Destia Rail Oy's projects. The default folder structure of their project management system is simple, and its internal storage is not adequately instructed.

In this thesis, the progress and documenting process of railroad switch- and safety equipment was studied to find out the differences between the documentation and the similarities in the different maintenance areas. The aim was to gather development suggestions from user experience in project management

The research was carried out by means of an interview method, in two phases. In the first phase of the interview, a small group of people were interviewed for project management user experiences. In the second phase, the maintenance of railroad switch- and safety equipment process was interviewed for development and documentation process of the project. Follow-up interviews have been used for working with the folder structure, to make the structure as united as possible.

As a result of the interviews, many further development ideas were obtained. One of these was the regularizing the process of safety equipment maintenance by the client, so that it could be investigated in the future. Unlike the safety equipment maintenance process, the process of railroad switch maintenance has been regularized and confirmed in this thesis. As an exception in to railroad switch maintenance regional differences were revealed, harmonization should be done in the future in order to obtain a common approach to documenting projects.